LABPRO VER AC - Modulo Offerte e Contratti

Con scadenziario campionamenti

Verbale di prelievo

Modulo Offerte e Contratti

Il Modulo Offerte e Contratti, ad integrazione del Modulo Base, gestisce l'emissione di offerte o preventivi di prova a clienti esistenti o potenziali, la loro conversione in contratti all'accettazione da parte del cliente. I modelli di offerta e contratto sono elaborati nel rispetto delle prescrizioni contenute nel "Regolamento per l'utilizzo del marchio ACCREDIA" (RG09- Rev.00 del 14/04/2010). Viene gestita inoltre la programmazione dei campionamenti previsti dai contratti e l'emissione del verbale di prelievo. Integrato con il modulo base: è prevista l'accettazione campioni caricando direttamente i dati del contratto oppure del verbale di prelievo.

Modulo Offerte e contratti e integrazione con Modulo Base

L'utilizzo del Modulo Offerte e contratti integrato con il Modulo Base LIMS dà all'utente la possibilità di ottenere maggiore efficienza ed informazioni aggiuntive quali: effettuare l'accettazione dei campioni partendo dal contratto con il cliente, inserendo in automatico in accettazione le prove previste dal contratto con i relativi prezzi/sconti; alimentare lo scadenziario dei campionamenti previsti, creare in automatico le accettazioni dei campioni partendo dal verbale di prelievo ...

APPROFONDIMENTI

Calendario Campionamenti e Verbale di Prelievo campioni

L'utilizzo del Modulo Offerte permette di gestire il calendario dei campionamenti, ovvero un'agenda dei campionamenti che sono in programmazione. La gestione del verbale di campionamento prevede due modalità alternative a scelta dell'utente: (A) Numero di verbale prelievo assegnato manualmente dall'utente;(B) Numero di verbale prelievo gestito dal sistema. Con questa impostazione il sistema effettuerà dei controlli di univocità del numero ...

APPROFONDIMENTI

Assistenza clienti: un tecnico a portata di clic

La TELEASSISTENZA (accesso remoto alla postazione del cliente che richiede assistenza), è il mezzo che utilizziamo per l'erogazione di tutti i nostri servizi, dall'installazione del prodotto, corsi all'utente fino alle personalizzazioni delle reportistiche. Utilizziamo il software TeamViewer ®, che garantisce la massima sicurezza in materia di accessi al sistema non autorizzati.

Per maggiori informazioni in merito alla sicurezza degli accessi effettuati da remoto vi invitiamo a visionare il documento

 

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Offerte

Le offerte possono essere emesse sia ad un soggetto inserito in Anagrafica clienti che ad un soggetto che non è né si desidera inserire in Anagrafica Clienti non essendo ancora di fatto un cliente acquisito (contatto o cliente potenziale); l'inserimento di un contatto non richiede la compilazione obbligatoria di tutti i campi previsti in caso di cliente effettivo, ma solo del codice (impostabile anche un numeratore automatico) e del nominativo.

Dati Offerta.

Nell'offerta può essere specificato, fra l'altro,: Stato (all'offerta può essere assegnato uno stato definibile dall'utente;ad esempio Da Inviare, Da Approvare, Da Riesaminare ecc), periodo di validità, data riesame, riferimenti alla richiesta del cliente, luogo del prelievo, campionatore, programma di campionamento, responsabile Analisi. Nel corpo vengono inserite una riga per campione incluso nell'offerta, specificando, tipo campione /matrice (obbligatorio), eventuale descrizione specifica del campione e normativa di riferimento da applicare, analisi da effettuare, il prezzo e l'eventuale sconto.

Altre funzionalità previste

Sarà possibile ricercare un'offerta già emessa e duplicarla in una nuova offerta. Tutti i dati della nuova offerta creata potranno essere modificati. Sarà possibile duplicare la riga del campione con tutte le analisi ed i prezzi associati. Tutti i dati delle nuove righe campione generate potranno essere modificati.

Inserimento prezzi in offerta.

Qualora fra i dati di testata venga indicato un listino prezzi di riferimento questo verrà proposto su ogni riga in offerta. Se l'offerta viene emessa ad un cliente censito verrà proposto sia il listino prezzi associato al cliente che l'eventuale sconto. Sarà comunque possibile non fare nessun riferimento a listini prezzi esistenti ed inserire dei prezzi specifici sull'offerta, oppure modificare i prezzi del listino inserito.

Contratti

All'accettazione dell'offerta da parte del cliente si avrà la trasformazione dell'offerta in CONTRATTO. Tutti i dati inseriti nell'offerta verranno riportati sul contratto e poi potranno eventualmente essere modificati e/o integrati. L'offerta assumerà in automatico lo stato "Contratto concluso".Nel caso in cui l'offerta caricata fosse stata emessa ad un contatto si effettuerà la creazione automatica del cliente riportando tutti i dati inseriti nel contatto.

Programmazione e verbale di campionamento

Programmazione Campionamenti. Nel contratto è possibile indicare la frequenza con cui è previsto il campionamento. E' possibile pertanto estrarre uno SCADENZIARIO delle attività di campionamento previste. La data programmata del campionamento è calcolata come data ultima accettazione sul campione (da contratto) + N° giorni previsti dalla frequenza di campionamento. Lo scadenziario può essere estratto, oltre che per periodo (es.mese), per altri criteri quali il campionatore, il cliente, il contratto ecc. Nelle stampe o a video è possibile visualizzare anche tutti i dettagli (prove previste dal contratto sul/sui campioni).

Verbale di campionamento. E' prevista la possibilità di stampare un documento precompilato per redigere il verbale di campionamento relativamente ai campionamenti inclusi nello scadenziario. Il documento standard conterrà varie sezioni. Sezione 1 - Dati relativi al detentore del campione e al luogo di campionamento; Sezione 2 - Dati relativi al contratto ed al programma di campionamento; Sezione 3 - Dati relativi al/ai campioni oggetto di prelievo; conclusioni e firme verbalizzanti.

Accettazioni da contratto o da verbale di prelievo (integrazione con Modulo Base)

In accettazione campioni, qualora le prove siano previste dal contratto, sarà possibile, creare le accettazioni caricando direttamente i dati del contratto (campioni, prove, prezzi ecc). Le accettazioni campioni così generate potranno essere poi sia integrate con dati mancanti (es. data prelievo, temperatura campione ecc) sia modificate rispetto ai dati caricati dal contratto.

Nel caso di emissione del verbale di prelievo campioni l'operatore di accettazione potrà visualizzare tutti i verbali di prelievo emessi e non ancora accettati e creare l'accettazione in automatico sulla base del verbale, andando eventualmente ad integrare con i dati mancanti.

Caratteristiche documenti ottenibili dal modulo

Flessibilità offerta/contratto

Commenti liberi di testata-fissi e specifici. Si dispone di un campo testuale per ognuna delle due tipologie di documenti per l'inserimento di un commento fisso (comune a tutte le offerte e contratti) e di un campo di commenti specifici (ovvero che compariranno sulla specifica offerta/contratto). I campi sono campi testo liberamente digitabili.

Commenti di piede-fissi e specifici. Si dispone di un campo testuale per ognuna delle due tipologie di documenti per l'inserimento di un commento fisso e di un campo di commenti specifici. I campi sono campi testo liberamente digitabili. Utilizzabili ad esempio per includere le CONDIZIONI CONTRATTUALI E DI VENDITA APPLICABILI.

Scheda Utente. La scheda contiene 10 campi a disposizione dell'utente che possono essere personalizzati nella descrizione (o etichetta) e per i quali è possibile creare testi precodificati.

Prescrizioni accredia applicabili

Il documenti standard Offerta e Contratto rispettano le prescrizioni contenute nel "Regolamento per l'utilizzo del marchio ACCREDIA" (RG09- Rev.00 del 14/04/2010 5.3.10 I tariffari o i preventivi di prova che riportano il Marchio o il riferimento all’accreditamento, devono indicare con chiarezza quali attività sono incluse nell'accreditamento. Se i preventivi non comprendono prove accreditate, non è ammesso l'uso del Marchio né il riferimento all'accreditamento ACCREDIA.)

Sia nell'offerta che nel contratto:

Il Logo ACCREDIA viene riportato solo se l'offerta/contratto contiene almeno una prova accreditata

In un offerta/contratto contenente prove accreditate e prove non accreditate queste ultime vengono contrassegnate con * (asterisco) riportando in nota la dichiarazione *Prova non accreditata da ACCREDIA.

 

 

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